Manual do Soluna · para a recepção

Guia das abas

Um passeio por cada parte do sistema — o que é, pra que serve e como usar, com o nome exato de cada botão. Feito pra você achar rápido e fazer sem medo.

Como o menu é organizado

No lado esquerdo, as abas ficam em grupos: Studio (dia a dia — agenda, conversas, lembretes, avisos), Pessoas (alunos, leads, fichas, portal), Gestão (dinheiro) e Sistema (configurações). Este guia cobre as abas que valem a pena você conhecer melhor.

Studio

01 · STUDIOChat — o WhatsApp do estúdio

📍 Studio → Chat. Precisa do WhatsApp conectado (veja Follow-up).

É a caixa de entrada do WhatsApp do estúdio, dentro do sistema. Você lê e responde as mensagens das alunas, e — na conversa de uma aluna — o painel da direita mostra quem ela é (plano, próximas aulas) e deixa marcar presença/falta e cancelar a aula ali mesmo, além de traduzir mensagem de estrangeira e agendar uma mensagem pra depois.

Este tem um guia dedicado O Chat é a aba mais rica, então fiz um manual só dela — com a tela desenhada parte por parte e o passo a passo completo: abrir o guia do Chat.

02 · STUDIOFollow-up — lembretes automáticos por WhatsApp

📍 Studio → Follow-up. Tem duas abas no topo: Mensagens e Follow-up.

É a central de lembretes automáticos. Você conecta o WhatsApp do estúdio, cria modelos de mensagem e define regras que disparam sozinhas (ex.: “confirme sua presença” 1 dia antes da aula).

Passo 1 — Conectar o WhatsApp

  1. Aba Follow-up → cartão Conexão WhatsApp → botão Conectar WhatsApp.
  2. No celular do estúdio: WhatsApp → Aparelhos conectados → Conectar um aparelho e escaneie o QR code que apareceu na tela.
  3. Deu certo quando aparece o ponto verde Conectado. Pra trocar de aparelho, use Desconectar.

Passo 2 — Criar um modelo de mensagem

  1. Aba Mensagens → + Nova mensagem.
  2. Preencha Título e Corpo da mensagem. Clique nas variáveis pra inserir no texto: {primeiro_nome}, {data}, {hora}, {modalidade}, {link_confirmar}, etc.
  3. Salvar. (Se não colocar {link_confirmar}, o sistema anexa o link de confirmação sozinho no fim.)

Passo 3 — Criar a regra do lembrete

  1. Aba Follow-up → + Nova regra.
  2. Dê um Nome da regra, escolha a Mensagem (o modelo) e marque Quando enviar (ex.: 1 dia antes).
  3. Defina o Público: Todos os alunos, Por etiqueta ou Alunos específicos.
  4. Ajuste a janela de envio (Início / Fim, padrão 08:00–20:00) e o Limite por dia.
  5. Deixe Modo teste (não envia) marcado, salve, e use ▶ Processar fila agora pra conferir os números sem enviar de verdade.
  6. Quando estiver certo: edite a regra, desmarque o Modo teste, confirme que Ativa está marcada e salve.
Dicas que evitam dor de cabeça Sem o WhatsApp Conectado (ponto verde), nada sai. Toda regra nova nasce em Modo teste de propósito — só desmarque depois de validar. Use a janela de horário e o limite por dia pra não mandar em horário ruim nem tudo de uma vez.

03 · STUDIOAvisos — comunicados para os alunos

📍 Studio → Avisos. Aparecem no Portal do aluno (não usam WhatsApp — isso é o Follow-up).

São os recados do estúdio que o aluno vê ao entrar no portal (feriado, mudança de horário, promoção). Você escolhe pra quem vai.

  1. Novo aviso → preencha Título e Mensagem.
  2. (Se tiver mais de uma filial) escolha a Filial ou deixe Todas as filiais.
  3. Defina o Público: busque Alunos específicos e/ou selecione tags — ou deixe tudo vazio pra atingir todos daquela filial.
  4. (Opcional) Expira em (MM/DD/YYYY). Vazio = não expira.
  5. Salvar. Pronto — o aviso passa a aparecer no portal pro público escolhido.
Como o alcance funciona Escolher aluno/tag só reduz o alcance (nunca amplia). Sem nenhum escolhido, vale pra todos os alunos da filial. Avisos por tag dependem de os alunos terem tags no perfil.

04 · STUDIOReposição de aulas

📍 Studio → Reposição de aulas. Duas visões: Saldo de reposições e Histórico.

É a ferramenta manual do estúdio pra dar e usar crédito de reposição — um extra pra remarcar uma aula em situações de exceção. É separado do plano: não conta na cota do pacote.

Conceder um crédito

  1. Conceder crédito → escolha Aluno, Modalidade e o Motivo.
  2. Salvar. O crédito aparece em Saldo de reposições.

Resgatar (marcar a reposição)

  1. Aba Saldo de reposições → ache o aluno → Marcar reposição.
  2. Escolha a aula (mesma modalidade). Use os filtros ou Carregar mais 5 semanas. Se a aula estiver cheia, o botão vira Entrar na fila de espera (segurando o crédito).
  3. Marcar reposição pra confirmar.
“Usar no mês ou perde” O crédito de reposição não acumula entre meses — oriente a aluna a marcar dentro do período. Pra desfazer um crédito sem apagar o histórico, use Anular (pede motivo); Excluir (só admin) apaga de vez e não dá pra desfazer.

05 · STUDIOLista de espera

📍 Studio → Lista de espera. Só aparecem aqui as aulas futuras que estão lotadas.

É a fila de alunos para uma aula cheia. Quando abre vaga, o próximo da fila entra.

  1. Adicionar à fila → escolha a Aula (só aparecem as lotadas), o Aluno, e opcionalmente um crédito de reposição e observações → Salvar.
  2. Quando abrir vaga, no cartão da aula aparece Promover próximo (habilita quando há Tem vaga) — clique pra puxar o primeiro da fila pra dentro da aula.
  3. Pra tirar alguém, use Sair da fila na pessoa.
Automático + manual Quando alguém cancela uma aula cheia, o sistema já promove o próximo da fila sozinho e avisa a pessoa. O botão Promover próximo é pra você fazer isso na mão quando quiser. Cada aula mostra Ocupação: X/Y e Na fila: N.
Pessoas

06 · PESSOASLeads — os interessados

📍 Pessoas → Leads. No topo: Lista, Ver funil e Novo lead.

É a lista de interessados — gente que demonstrou interesse mas ainda não é aluno. Aqui você guarda o contato e acompanha até virar aluno.

  1. Cadastrar: Novo lead → nome, telefone, e-mail, Origem (Instagram, Indicação…) e Motivo do interesse → Salvar lead.
  2. Acompanhar: Ver funil → um quadro com colunas (estágios). Arraste o cartão do lead de uma coluna pra outra conforme a conversa evolui.
  3. Virar aluno: abra o lead → Converter em aluno (mantém os dados e leva pra tela do aluno).
Lead que se cadastrou sozinho (pelo QR) Vem marcado como Auto-cadastrado e ganha um botão especial: Confirmar cadastro e liberar o portal. Use esse (e não o “Converter em aluno” comum) — ele preserva a senha que o aluno já criou e já manda o convite de acesso. Ao mover um lead pra um estágio de “perdido”, o sistema pede o motivo.

07 · PESSOASAnamnese — a ficha de saúde

📍 Pessoas → Anamnese (também dentro da ficha de cada aluno).

É a ficha de saúde do aluno: objetivos, histórico, dores, medicamentos, contato de emergência e a avaliação do profissional. Base pra montar o treino com segurança.

  1. Busque o aluno na lista e clique nele pra abrir a ficha.
  2. Preencha as seções e clique em Salvar (mensagem “Anamnese salva com sucesso”).
  3. Depois, se quiser, Gerar PDF. Pra colher assinatura no papel, use Gerar ficha em branco (PDF) e imprima.
Precisa do consentimento LGPD antes Anamnese é dado de saúde — o sistema só deixa salvar se o aluno já assinou o consentimento de “Informações de saúde”. Sem ele, o salvamento é bloqueado. Esse consentimento é coletado no cadastro / pelo próprio aluno no portal.

08 · PESSOASTags — etiquetas

📍 Pessoas → Tags.

É o catálogo de etiquetas do estúdio (ex.: VIP, Gestante, Indicação). A mesma etiqueta serve pra aluno, lead e profissional — e você usa elas pra direcionar avisos e lembretes.

  1. Criar: digite em Nome da tag (e uma descrição, se quiser) → Criar tag.
  2. Aplicar em alguém: na ficha da pessoa, na área de tags, digite em Buscar ou criar tag e clique na etiqueta. Salva sozinho a cada toque. Pra tirar, clique no ×.
  3. Na lista de Tags dá pra Renomear ou Excluir uma etiqueta.
Excluir tira de todo mundo Ao excluir, o sistema avisa de quantas pessoas a etiqueta vai sair (“sai de N pessoa(s)”) e não dá pra desfazer. Nomes repetidos não são permitidos.

09 · PESSOASPortal do aluno

📍 Pessoas → Portal do aluno (é a visão do estúdio; quem libera o acesso é na ficha do aluno).

Esta aba é o acompanhamento do portal: mostra o que os alunos andaram fazendo (agendaram, cancelaram, viram avisos, preencheram anamnese) e quem nunca entrou. O portal em si é onde o aluno agenda aula, vê o plano e os avisos, no domínio do estúdio (ex.: pilatessoluna.com).

Como liberar o acesso de um aluno

  1. Abra a ficha do aluno → seção Acesso ao Portal do Aluno → Ativar acesso ao portal.
  2. O sistema mostra uma senha provisória (botão Copiar) — repasse ao aluno. No primeiro acesso ele troca a senha.
A senha provisória aparece uma única vez Copie e repasse na hora. Se perder, use Gerar nova senha provisória (a anterior deixa de valer). O aluno precisa ter e-mail no cadastro antes de ativar (o login é sempre o e-mail dele).

10 · PESSOASConvite por QR-Code

📍 Pessoas → Convite por QR-Code.

Gera um QR-Code e um link de autocadastro pra aluna nova se cadastrar sozinha — sem a recepção digitar os dados.

  1. Divulgue: use Gerar PDF do QR pra imprimir e deixar na recepção, ou copie o Link do cadastro pra mandar por mensagem.
  2. A aluna: escaneia o QR (ou abre o link) → preenche os dados e cria a própria senha.
  3. O estúdio: o cadastro cai em Leads como Auto-cadastrado (pendente). Abra e clique em Confirmar cadastro e liberar o portal.
Não libera sozinho O autocadastro fica pendente até o estúdio confirmar — é de propósito (a própria tela avisa a aluna que “o estúdio vai revisar e liberar”). Prefira imprimir o PDF pra recepção: o QR foi feito pra sobreviver a impressão e dobra.
Gestão

11 · GESTÃOFinanceiro — o dinheiro que entra

📍 Gestão → Financeiro. Tem 6 abas internas.

É a central do dinheiro que entra: os planos que você vende, quem está com plano ativo, os pagamentos recebidos e o acompanhamento das cobranças online.

Criar um plano e vender pra aluna

  1. Aba Planos → + Novo plano → nome, tipo (Mensalidade/Pacote/Avulsa), preço, aulas/validade → salvar.
  2. Aba Planos ativos → + Vender / Nova aquisição → escolha o Aluno e o Plano.
  3. Recebeu no balcão? Pagar agora (dinheiro/cartão). Vai cobrar online? Gerar link de pagamento e mande o link pra aluna.

Renovar a mensalidade de quem paga na mão

  1. Aba Planos ativos → ache a aluna (selo Manual (expira)).
  2. No menu ⋮: Registrar mensalidade · Dinheiro ou · Maquininha → confirme. Lança o recebimento e libera o próximo ciclo.
Venda manual × online (Stripe) Pagar agora registra o dinheiro que você já recebeu no balcão. Gerar link de pagamento cria uma cobrança online pra aluna pagar sozinha. Planos com selo Renovação automática cobram sozinhos todo mês; os Manual (expira) você renova na mão. As abas Cobranças e Reconciliação são suas redes de segurança — olhe de vez em quando.

12 · GESTÃODespesas — o dinheiro que sai

📍 Gestão → Despesas. Filtros: Abertas · Do mês · Pagas no mês.

É o controle das contas a pagar do estúdio (aluguel, folha, marketing, impostos…), com data de vencimento e o registro de quando cada uma foi paga.

Registrar uma conta

  1. Nova despesa → Valor, Data (é o vencimento), Categoria, Filial (ou “Geral”), Forma de pagamento e Descrição.
  2. Se a conta se repete, escolha em Repetição: Semanal / Quinzenal / Mensal.
  3. Salvar. Ela aparece em Abertas.

Dar baixa (marcar como paga)

  1. Na visão Abertas, no menu ⋮ da conta → Marcar como paga.
  2. Opcional: anexe o Comprovante e escolha a Forma de pagamento → Marcar como paga.
  3. Pagou por engano? Use Reabrir no menu ⋮.

Exportar o relatório

Ajuste a visão e o mês e clique em Exportar CSV ou Exportar PDF — sai com exatamente os filtros da tela.

Pontos importantes A Data é o vencimento — por isso o sistema marca Vence hoje e Atrasada há X dias. Do mês agrupa pelo vencimento; Pagas no mês, pela data em que foi paga. Contas marcadas como recorrentes (Semanal/Quinzenal/Mensal) são geradas automaticamente pelo sistema com antecedência — você não precisa lançar mês a mês. Uma forma de pagamento em uso não é apagada, só desativada (preserva o histórico).
Sistema · configuração

Estas abas são de configuração — mexe pouca vez, mas é bom saber onde estão. Quase tudo aqui é só o administrador quem altera.

13 · SISTEMAEstúdio — dados e horário de funcionamento

📍 Sistema → Estúdio. Título na tela: Perfil do Estúdio.

São as informações do estúdio que aparecem pro aluno no portal (endereço, contato, sobre) e o horário de funcionamento, que controla quando dá pra marcar aula.

Mudar o horário de funcionamento

  1. Vá até a seção Horário de funcionamento.
  2. Marque o dia como Aberto (ou desmarque pra Fechado) e preencha Abre às / Fecha às (e o intervalo, se houver).
  3. Salvar perfil → aparece “Perfil do estúdio salvo com sucesso”.
Encolher o horário AVISA, não cancela Se o novo horário deixar aulas “de fora”, o sistema lista essas aulas mas não cancela nada (“continuam valendo; o novo horário vale pras próximas”). Deixar todos os dias fechados = sem trava (aceita aula em qualquer horário). O fuso horário fica numa tela à parte (Localização) e os termos de consentimento LGPD em Termos de consentimento — não confunda com os “Termos de compra” daqui.

14 · SISTEMAConfigurações — permissões da equipe

📍 Sistema → Configurações. Título na tela: Permissões.

É onde você escolhe cada funcionário e marca, item por item, o que ele pode fazer no sistema.

  1. Ache a pessoa na lista e clique em Editar.
  2. Na tabela, marque/desmarque cruzando o recurso (Pessoas, Agenda, Financeiro, Chat, Despesas…) com a ação (Criar · Ver · Editar · Excluir).
  3. Salvar permissões. A partir daí a pessoa fica “ajustada individualmente” (deixa de seguir o cargo).

Os cargos (Administrador, Recepção, Professor, Financeiro) são definidos no cadastro do profissional, na seção “Acesso ao sistema” — não aqui. Quem nunca foi ajustado segue as permissões do cargo dele.

Só o DONO abre esta tela Administrar permissões é exclusivo do dono do estúdio (nem “admin” comum entra). O dono aparece como “Dono · acesso total” e não pode ser alterado. E o sistema não deixa você tirar o acesso às configurações de todo mundo (“ninguém ficaria com acesso”).

15 · SISTEMAIntegração Stripe — cobrança online

📍 Sistema → Integração Stripe.

É onde você conecta a conta Stripe do estúdio pra cobrar online. Depois de conectada, o Financeiro passa a gerar link de pagamento e a fazer renovação automática das assinaturas.

  1. No topo, o bloco Status atual mostra Teste e Produção (Configurado / Não configurado).
  2. Em Modo, escolha Teste pra começar.
  3. No painel do Stripe (Desenvolvedores → Chaves de API), copie a Chave secreta e a Chave publicável e cole nos campos.
  4. Salvar e conectar. O sistema valida e cria o webhook sozinho — você não digita nada de webhook. Sucesso: “Stripe conectado com sucesso”.
Comece no Teste; só admin configura Use Produção só quando for cobrar de verdade (com as chaves “live”). A chave secreta é guardada cifrada e nunca é mostrada de volta — a tela só mostra o status.

16 · SISTEMAOpenAI — tradução por IA

📍 Sistema → OpenAI.

É onde você cadastra a chave da OpenAI pra ligar a tradução automática das mensagens do Chat (os botões Traduzir e Enviar traduzida). Sem essa chave, essas funções ficam inativas.

  1. Leia o aviso de LGPD na tela.
  2. No painel da OpenAI (API keys → Create new secret key), gere a chave sk-… e cole em Chave da API.
  3. Salvar e validar. Pra desligar depois, use Remover chave.
Custo e privacidade O uso cai na conta OpenAI do estúdio e, ao traduzir, o texto da mensagem é enviado à OpenAI (empresa nos EUA) — nenhuma chave ou dado de pagamento é compartilhado, só o texto. A chave fica cifrada e nunca é exibida de volta. Só admin configura.

17 · SISTEMACobranças / Alertas

📍 Sistema → Cobranças / Alertas. Título na tela: Alertas de Cobrança.

É onde você escolhe por onde o sistema te avisa sobre pagamentos e inadimplência. Você liga/desliga cada canal.

No fim, Salvar configurações (“Configurações de alertas salvas”).

Detalhes Só admin edita. Pro Telegram funcionar precisa do token do bot E do Chat ID — marcar a caixinha sem preencher não adianta. O token não é mostrado de volta (aparece “Token configurado”).

18 · SISTEMAFiliais

📍 Sistema → Filiais. Subtítulo: Gerencie as filiais do seu estúdio.

É onde você cadastra as unidades do estúdio. Cada filial tem nome, endereço, telefone, situação (ativa/inativa) e, se quiser, um horário de funcionamento próprio. A filial depois aparece pra escolher na Agenda, nas Aulas e nas Despesas.

  1. Nova filial → preencha Nome da filial (obrigatório), telefone e endereço.
  2. Em Horário de funcionamento: deixe Herdar o horário do estúdio ou (sendo admin) escolha Horário próprio desta filial e marque os dias.
  3. Salvar. Pra desativar depois, use Inativar na lista.
Bom saber Inativar não apaga — a filial some das listas mas volta mudando o Status pra Ativa. Não dá pra inativar a última filial (“crie outra antes”). O horário próprio da filial sobrepõe o do estúdio; mexer no horário é só admin.