Manual do Soluna · para a recepção

Guia das abas

Um passeio por cada parte do sistema — o que é, pra que serve e como usar, com o nome exato de cada botão. Feito pra você achar rápido e fazer sem medo.

Como o menu é organizado

No lado esquerdo, as abas ficam em grupos: Studio (dia a dia — agenda, conversas, lembretes, avisos), Pessoas (alunos, leads, fichas, portal), Gestão (dinheiro) e Sistema (configurações). Este guia cobre as abas que valem a pena você conhecer melhor.

Studio

01 · STUDIOChat — o WhatsApp do estúdio

📍 Studio → Chat. Precisa do WhatsApp conectado (veja Follow-up).

É a caixa de entrada do WhatsApp do estúdio, dentro do sistema. Você lê e responde as mensagens das alunas, e — na conversa de uma aluna — o painel da direita mostra quem ela é (plano, próximas aulas) e deixa marcar presença/falta e cancelar a aula ali mesmo, além de traduzir mensagem de estrangeira e agendar uma mensagem pra depois.

Este tem um guia dedicado O Chat é a aba mais rica, então fiz um manual só dela — com a tela desenhada parte por parte e o passo a passo completo: abrir o guia do Chat.

02 · STUDIOFollow-up — lembretes automáticos por WhatsApp

📍 Studio → Follow-up. Tem duas abas no topo: Mensagens e Follow-up.

É a central de lembretes automáticos. Você conecta o WhatsApp do estúdio, cria modelos de mensagem e define regras que disparam sozinhas (ex.: “confirme sua presença” 1 dia antes da aula).

Passo 1 — Conectar o WhatsApp

  1. Aba Follow-up → cartão Conexão WhatsApp → botão Conectar WhatsApp.
  2. No celular do estúdio: WhatsApp → Aparelhos conectados → Conectar um aparelho e escaneie o QR code que apareceu na tela.
  3. Deu certo quando aparece o ponto verde Conectado. Pra trocar de aparelho, use Desconectar.

Passo 2 — Criar um modelo de mensagem

  1. Aba Mensagens → + Nova mensagem.
  2. Preencha Título e Corpo da mensagem. Clique nas variáveis pra inserir no texto: {primeiro_nome}, {data}, {hora}, {modalidade}, {link_confirmar}, etc.
  3. Salvar. (Se não colocar {link_confirmar}, o sistema anexa o link de confirmação sozinho no fim.)

Passo 3 — Criar a regra do lembrete

  1. Aba Follow-up → + Nova regra.
  2. Dê um Nome da regra, escolha a Mensagem (o modelo) e marque Quando enviar (ex.: 1 dia antes).
  3. Defina o Público: Todos os alunos, Por etiqueta ou Alunos específicos.
  4. Ajuste a janela de envio (Início / Fim, padrão 08:00–20:00) e o Limite por dia.
  5. Deixe Modo teste (não envia) marcado, salve, e use ▶ Processar fila agora pra conferir os números sem enviar de verdade.
  6. Quando estiver certo: edite a regra, desmarque o Modo teste, confirme que Ativa está marcada e salve.
Dicas que evitam dor de cabeça Sem o WhatsApp Conectado (ponto verde), nada sai. Toda regra nova nasce em Modo teste de propósito — só desmarque depois de validar. Use a janela de horário e o limite por dia pra não mandar em horário ruim nem tudo de uma vez.

03 · STUDIOAvisos — comunicados para os alunos

📍 Studio → Avisos. Aparecem no Portal do aluno (não usam WhatsApp — isso é o Follow-up).

São os recados do estúdio que o aluno vê ao entrar no portal (feriado, mudança de horário, promoção). Você escolhe pra quem vai.

  1. Novo aviso → preencha Título e Mensagem.
  2. (Se tiver mais de uma filial) escolha a Filial ou deixe Todas as filiais.
  3. Defina o Público: busque Alunos específicos e/ou selecione tags — ou deixe tudo vazio pra atingir todos daquela filial.
  4. (Opcional) Expira em (MM/DD/YYYY). Vazio = não expira.
  5. Salvar. Pronto — o aviso passa a aparecer no portal pro público escolhido.
Como o alcance funciona Escolher aluno/tag só reduz o alcance (nunca amplia). Sem nenhum escolhido, vale pra todos os alunos da filial. Avisos por tag dependem de os alunos terem tags no perfil.

04 · STUDIOReposição de aulas

📍 Studio → Reposição de aulas. Duas visões: Saldo de reposições e Histórico.

É a ferramenta manual do estúdio pra dar e usar crédito de reposição — um extra pra remarcar uma aula em situações de exceção. É separado do plano: não conta na cota do pacote.

Conceder um crédito

  1. Conceder crédito → escolha Aluno, Modalidade e o Motivo.
  2. Salvar. O crédito aparece em Saldo de reposições.

Resgatar (marcar a reposição)

  1. Aba Saldo de reposições → ache o aluno → Marcar reposição.
  2. Escolha a aula (mesma modalidade). Use os filtros ou Carregar mais 5 semanas. Se a aula estiver cheia, o botão vira Entrar na fila de espera (segurando o crédito).
  3. Marcar reposição pra confirmar.
“Usar no mês ou perde” O crédito de reposição não acumula entre meses — oriente a aluna a marcar dentro do período. Pra desfazer um crédito sem apagar o histórico, use Anular (pede motivo); Excluir (só admin) apaga de vez e não dá pra desfazer.

05 · STUDIOLista de espera

📍 Studio → Lista de espera. Só aparecem aqui as aulas futuras que estão lotadas.

É a fila de alunos para uma aula cheia. Quando abre vaga, o próximo elegível da fila entra.

  1. Adicionar à fila → escolha a Aula (só aparecem as lotadas), o Aluno e, se for o caso, um crédito de reposição e observações → Salvar.
  2. Quando abrir vaga, no cartão da aula aparece Promover próximo (habilita quando há Tem vaga) — clique pra puxar o primeiro com cobertura pra dentro da aula.
  3. Pra tirar alguém, use Sair da fila na pessoa.
Precisa de saldo pra entrar na fila Só entra quem tem saldo no plano ou um crédito de reposição. Sem isso, ao adicionar aparece “Aluno sem saldo no plano. Conceda uma reposição para encaixar.” — conceda uma reposição na aba Reposição antes.
Automático, mas só quem tem cobertura Quando alguém cancela uma aula cheia, o sistema anda na fila e promove o primeiro que tem cobertura (plano com saldo ou reposição), avisando a pessoa. Quem está sem saldo aparece com o selo Sem cobertura e fica na fila até ganhar uma reposição/plano — a vaga não é ocupada por ele. O botão Promover próximo é pra fazer isso na mão. Cada aula mostra Ocupação: X/Y e Na fila: N.
Pessoas

06 · PESSOASLeads — os interessados

📍 Pessoas → Leads. No topo: Lista, Ver funil e Novo lead.

É a lista de interessados — gente que demonstrou interesse mas ainda não é aluno. Aqui você guarda o contato e acompanha até virar aluno.

  1. Cadastrar: Novo lead → nome, telefone, e-mail, Origem (Instagram, Indicação…) e Motivo do interesse → Salvar lead.
  2. Acompanhar: Ver funil → um quadro com colunas (estágios). Arraste o cartão do lead de uma coluna pra outra conforme a conversa evolui.
  3. Virar aluno: abra o lead → Converter em aluno (mantém os dados e leva pra tela do aluno).
Lead que se cadastrou sozinho (pelo QR) Vem marcado como Auto-cadastrado e ganha um botão especial: Confirmar cadastro e liberar o portal. Use esse (e não o “Converter em aluno” comum) — ele preserva a senha que o aluno já criou e já manda o convite de acesso. Pra mover um lead pra um estágio de “perdido”, preencha antes o campo Motivo da perda na ficha do lead — se arrastar sem isso, o cartão volta pra coluna de origem e o sistema avisa pra informar o motivo na ficha.

07 · PESSOASAnamnese — a ficha de saúde

📍 Pessoas → Anamnese (também dentro da ficha de cada aluno).

É a ficha de saúde do aluno: objetivos, histórico, dores, medicamentos, contato de emergência e a avaliação do profissional. Base pra montar o treino com segurança.

  1. Busque o aluno na lista e clique nele pra abrir a ficha.
  2. Preencha as seções e clique em Salvar (mensagem “Anamnese salva com sucesso”).
  3. Depois, se quiser, Gerar PDF. Pra colher assinatura no papel, use Gerar ficha em branco (PDF) e imprima.
O estúdio pode preencher antes do consentimento Anamnese é dado de saúde. O estúdio pode preenchê-la mesmo antes de o aluno assinar o consentimento LGPD (a responsabilidade da coleta é do estúdio; o aluno valida depois, no portal). O bloqueio por consentimento só se aplica quando é o PRÓPRIO ALUNO preenchendo pelo portal — aí ele assina o termo de “Informações de saúde” antes.

08 · PESSOASTags — etiquetas

📍 Pessoas → Tags.

É o catálogo de etiquetas do estúdio (ex.: VIP, Gestante, Indicação). A mesma etiqueta serve pra aluno, lead e profissional — e você usa elas pra direcionar avisos e lembretes.

  1. Criar: digite em Nome da tag (e uma descrição, se quiser) → Criar tag.
  2. Aplicar em alguém: na ficha da pessoa, na área de tags, digite em Buscar ou criar tag e clique na etiqueta. Salva sozinho a cada toque. Pra tirar, clique no ×.
  3. Na lista de Tags dá pra Renomear ou Excluir uma etiqueta.
Excluir tira de todo mundo Ao excluir, o sistema avisa de quantas pessoas a etiqueta vai sair (“sai de N pessoa(s)”) e não dá pra desfazer. Nomes repetidos não são permitidos.

09 · PESSOASPortal do aluno

📍 Pessoas → Portal do aluno (é a visão do estúdio; quem libera o acesso é na ficha do aluno).

Esta aba é o acompanhamento do portal: mostra o que os alunos andaram fazendo (agendaram, cancelaram, viram avisos, preencheram anamnese) e quem nunca entrou. O portal em si é onde o aluno agenda aula, vê o plano e os avisos, no domínio do estúdio (ex.: pilatessoluna.com).

Como liberar o acesso de um aluno

  1. Abra a ficha do aluno → seção Acesso ao Portal do Aluno → Ativar acesso ao portal.
  2. O sistema mostra uma senha provisória (botão Copiar) — repasse ao aluno. No primeiro acesso ele troca a senha.
A senha provisória aparece uma única vez Copie e repasse na hora. Se perder, use Gerar nova senha provisória (a anterior deixa de valer). O aluno precisa ter e-mail no cadastro antes de ativar (o login é sempre o e-mail dele).

10 · PESSOASConvite por QR-Code

📍 Pessoas → Convite por QR-Code.

Gera um QR-Code e um link de autocadastro pra aluna nova se cadastrar sozinha — sem a recepção digitar os dados.

  1. Divulgue: use Gerar PDF do QR pra imprimir e deixar na recepção, ou copie o Link do cadastro pra mandar por mensagem.
  2. A aluna: escaneia o QR (ou abre o link) → preenche os dados e cria a própria senha.
  3. O estúdio: o cadastro cai em Leads como Auto-cadastrado (pendente). Abra e clique em Confirmar cadastro e liberar o portal.
Não libera sozinho O autocadastro fica pendente até o estúdio confirmar — é de propósito (a própria tela avisa a aluna que “o estúdio vai revisar e liberar”). Prefira imprimir o PDF pra recepção: o QR foi feito pra sobreviver a impressão e dobra.
Gestão

11 · GESTÃOFinanceiro — o dinheiro que entra

📍 Gestão → Financeiro. Tem 6 abas internas.

Guia completo desta aba O Financeiro é a aba mais detalhada — tem um guia só dela, passo a passo e com exemplos: abrir o guia do Financeiro ›

É a central do dinheiro que entra: os planos que você vende, quem está com plano ativo, os pagamentos recebidos e o acompanhamento das cobranças online.

Criar um plano e vender pra aluna

  1. Aba Planos → + Novo plano → nome, tipo (Mensalidade/Pacote/Avulsa), preço, aulas/validade → salvar.
  2. Aba Planos ativos → + Vender / Nova aquisição → escolha o Aluno e o Plano.
  3. Recebeu no balcão? Pagar agora (dinheiro/cartão). Vai cobrar online? Gerar link de pagamento e mande o link pra aluna.

Renovar a mensalidade de quem paga na mão

  1. Aba Planos ativos → ache a aluna (selo Manual (expira)).
  2. No menu ⋮: Registrar mensalidade · Dinheiro ou · Maquininha → confirme. Lança o recebimento e libera o próximo ciclo.
Venda manual × online (Stripe) Pagar agora registra o dinheiro que você já recebeu no balcão. Gerar link de pagamento cria uma cobrança online pra aluna pagar sozinha. Planos com selo Renovação automática cobram sozinhos todo mês; os Manual (expira) você renova na mão. As abas Cobranças e Reconciliação são suas redes de segurança — olhe de vez em quando.

12 · GESTÃODespesas — o dinheiro que sai

📍 Gestão → Despesas. Filtros: Abertas · Do mês · Pagas no mês.

Guia completo desta aba Guia detalhado só de Despesas, passo a passo e com exemplos: abrir o guia de Despesas ›

É o controle das contas a pagar do estúdio (aluguel, folha, marketing, impostos…), com data de vencimento e o registro de quando cada uma foi paga.

Registrar uma conta

  1. Nova despesa → Valor, Data (é o vencimento), Categoria, Filial (ou “Geral”), Forma de pagamento e Descrição.
  2. Se a conta se repete, escolha em Repetição: Semanal / Quinzenal / Mensal.
  3. Salvar. Ela aparece em Abertas.

Dar baixa (marcar como paga)

  1. Na visão Abertas, no menu ⋮ da conta → Marcar como paga.
  2. Opcional: anexe o Comprovante e escolha a Forma de pagamento → Marcar como paga.
  3. Pagou por engano? Use Reabrir no menu ⋮.

Exportar o relatório

Ajuste a visão e o mês e clique em Exportar CSV ou Exportar PDF — sai com exatamente os filtros da tela.

Pontos importantes A Data é o vencimento — por isso o sistema marca Vence hoje e Atrasada há X dias. Do mês agrupa pelo vencimento; Pagas no mês, pela data em que foi paga. Contas marcadas como recorrentes (Semanal/Quinzenal/Mensal) são geradas automaticamente pelo sistema com antecedência — você não precisa lançar mês a mês. Uma forma de pagamento em uso não é apagada, só desativada (preserva o histórico).
Sistema · configuração

Estas abas são de configuração — mexe pouca vez, mas é bom saber onde estão. Quase tudo aqui é só o administrador quem altera.

13 · SISTEMAEstúdio — dados e horário de funcionamento

📍 Sistema → Estúdio. Título na tela: Perfil do Estúdio.

São as informações do estúdio que aparecem pro aluno no portal (endereço, contato, sobre) e o horário de funcionamento, que controla quando dá pra marcar aula.

Mudar o horário de funcionamento

  1. Vá até a seção Horário de funcionamento.
  2. Marque o dia como Aberto (ou desmarque pra Fechado) e preencha Abre às / Fecha às (e o intervalo, se houver).
  3. Salvar perfil → aparece “Perfil do estúdio salvo com sucesso”.
Encolher o horário AVISA, não cancela Se o novo horário deixar aulas “de fora”, o sistema lista essas aulas mas não cancela nada (“continuam valendo; o novo horário vale pras próximas”). Deixar todos os dias fechados = sem trava (aceita aula em qualquer horário). O fuso horário fica numa tela à parte (Localização) e os termos de consentimento LGPD em Termos de consentimento — não confunda com os “Termos de compra” daqui.

14 · SISTEMAConfigurações — permissões da equipe

📍 Sistema → Configurações. Título na tela: Permissões.

É onde você escolhe cada funcionário e marca, item por item, o que ele pode fazer no sistema.

  1. Ache a pessoa na lista e clique em Editar.
  2. Na tabela, marque/desmarque cruzando o recurso (Pessoas, Agenda, Financeiro, Chat (WhatsApp), Despesas…) com a ação (Criar · Ver · Editar · Excluir).
  3. Salvar permissões. A partir daí a pessoa fica “ajustada individualmente” (deixa de seguir o cargo).

Os cargos (Administrador, Recepção, Professor, Financeiro) são definidos no cadastro do profissional, na seção “Acesso ao sistema” — não aqui. Quem nunca foi ajustado segue as permissões do cargo dele.

Só o DONO abre esta tela Administrar permissões é exclusivo do dono do estúdio (nem “admin” comum entra). O dono aparece como “Dono · acesso total” e não pode ser alterado. E o sistema não deixa você tirar o acesso às configurações de todo mundo (“ninguém ficaria com acesso”).

15 · SISTEMAIntegração Stripe — cobrança online

📍 Sistema → Integração Stripe.

É onde você conecta a conta Stripe do estúdio pra cobrar online. Depois de conectada, o Financeiro passa a gerar link de pagamento e a fazer renovação automática das assinaturas.

  1. No topo, o bloco Status atual mostra Teste e Produção (Configurado / Não configurado).
  2. Em Modo, escolha Teste pra começar.
  3. No painel do Stripe (Desenvolvedores → Chaves de API), copie a Chave secreta e a Chave publicável e cole nos campos.
  4. Salvar e conectar. O sistema valida e cria o webhook sozinho — você não digita nada de webhook. Sucesso: “Stripe conectado com sucesso”.
Comece no Teste; só admin configura Use Produção só quando for cobrar de verdade (com as chaves “live”). A chave secreta é guardada cifrada e nunca é mostrada de volta — a tela só mostra o status.

16 · SISTEMAOpenAI — tradução por IA

📍 Sistema → OpenAI.

É onde você cadastra a chave da OpenAI pra ligar a tradução automática das mensagens do Chat (os botões Traduzir e Enviar traduzida). Sem essa chave, essas funções ficam inativas.

  1. Leia o aviso de LGPD na tela.
  2. No painel da OpenAI (API keys → Create new secret key), gere a chave sk-… e cole em Chave da API.
  3. Salvar e validar. Pra desligar depois, use Remover chave.
Custo e privacidade O uso cai na conta OpenAI do estúdio e, ao traduzir, o texto da mensagem é enviado à OpenAI (empresa nos EUA) — nenhuma chave ou dado de pagamento é compartilhado, só o texto. A chave fica cifrada e nunca é exibida de volta. Só admin configura.

17 · SISTEMACobranças / Alertas

📍 Sistema → Cobranças / Alertas. Título na tela: Alertas de Cobrança.

É onde você escolhe por onde o sistema te avisa sobre pagamentos e inadimplência. Pra ligar um canal:

  1. E-mail: marque a caixa Alertas por e-mail e preencha o E-mail de destino dos alertas.
  2. No painel: marque Alertas no painel pra ver os avisos dentro do próprio sistema.
  3. Telegram: marque Alertas via Telegram e preencha o Token do bot e o Chat ID.
  4. Clique em Salvar configurações (aparece “Configurações de alertas salvas”).
Detalhes Só admin edita. Pro Telegram funcionar precisa do token do bot E do Chat ID — marcar a caixinha sem preencher não adianta. O token não é mostrado de volta (aparece “Token configurado”).

18 · SISTEMAFiliais

📍 Sistema → Filiais. Subtítulo: Gerencie as filiais do seu estúdio.

É onde você cadastra as unidades do estúdio. Cada filial tem nome, endereço, telefone, situação (ativa/inativa) e, se quiser, um horário de funcionamento próprio. A filial depois aparece pra escolher na Agenda, nas Aulas e nas Despesas.

  1. Nova filial → preencha Nome da filial (obrigatório), telefone e endereço.
  2. Em Horário de funcionamento: deixe Herdar o horário do estúdio ou (sendo admin) escolha Horário próprio desta filial e marque os dias.
  3. Salvar. Pra desativar depois, use Inativar na lista.
Bom saber Inativar não apaga — a filial some das listas mas volta mudando o Status pra Ativa. Não dá pra inativar a última filial (“crie outra antes”). O horário próprio da filial sobrepõe o do estúdio; mexer no horário é só admin.