Manual do Soluna · Gestão

Despesas, no controle

É o outro lado do caixa: o dinheiro que sai. Aqui você registra as contas a pagar (aluguel, folha, marketing, impostos…), com data de vencimento, e marca quando cada uma foi paga — com comprovante, se quiser.

A tela tem 3 visões

Você alterna entre elas na barra de filtros, e escolhe o Mês ao lado.

Abertas Do mês Pagas no mês

No topo também tem Formas de pagamento e Nova despesa; e um resumo Totais por forma de pagamento.

01 · aba DespesasAs 3 visões e os filtros

📍 Gestão → Despesas. Subtítulo na tela: Despesas do estúdio por filial.

Abertas (padrão) — contas ainda não pagas, com as atrasadas no topo.
Do mês — todas com vencimento no mês escolhido (pagas ou não).
Pagas no mês — as que foram pagas no mês escolhido.

Ao lado, o seletor de Mês e o filtro por Forma de pagamento (Todas / Sem forma / cada forma cadastrada). O box Totais por forma de pagamento soma quanto foi/será pago por cada forma, dentro do que está na tela.

Na lista, cada conta mostra automaticamente um aviso: Atrasada há X dias Vence hoje Pago em MM/DD/AAAA, e um link Comprovante quando há um anexado. Na barra lateral, no item Despesas, aparece uma bolinha com o número de contas atrasadas ou vencendo hoje.

A diferença que confunde: “Do mês” × “Pagas no mês” Do mês agrupa pelo vencimento (quando a conta vence). Pagas no mês agrupa pela data em que você pagou. Uma conta pode vencer em janeiro e ser paga em fevereiro — ela aparece em “Do mês” de janeiro e em “Pagas no mês” de fevereiro.

02Registrar uma conta

📍 Botão Nova despesa, no topo.

Nova despesa abre o formulário.
Preencha o Valor e a Data — atenção: a Data é o vencimento (MM/DD/AAAA).
Escolha a Categoria: Aluguel, Folha de pagamento, Equipamentos, Marketing, Contas (água, luz, internet), Impostos, Manutenção ou Outros.
Escolha a Filial (ou Geral), a Forma de pagamento e escreva uma Descrição.
Se a conta se repete, escolha em Repetição: Não repete / Semanal / Quinzenal / Mensal (detalhes no item 04).
Salvar. A conta aparece em Abertas.

03Dar baixa (marcar como paga)

Quando você paga uma conta, registra aqui — e pode guardar o comprovante.

Na visão Abertas, no menu ⋮ da conta → Marcar como paga.
Se quiser, anexe o Comprovante (PDF ou foto) e confirme a Forma de pagamento.
Marcar como paga. A conta passa a mostrar Pago em MM/DD/AAAA.
Pagou por engano? No menu ⋮, use Reabrir (o comprovante fica guardado).

O comprovante fica seguro O comprovante é anexado na hora de marcar a conta como paga (opcional). Depois, aparece o link Comprovante na linha — abre um link protegido, só pra quem tem acesso.

04Contas que se repetem

Se você marcar Repetição (Semanal / Quinzenal / Mensal) numa conta, o sistema gera as próximas sozinho, com antecedência — você não precisa lançar mês a mês.

Mensal respeita o dia do vencimento (ex.: todo dia 10). Contas do dia 31 caem no dia 31 dos meses que têm — sem “escorregar”.
As próximas aparecem em Abertas conforme vão chegando (o sistema materializa com um horizonte de algumas semanas à frente).

E o “Criar a próxima ocorrência?” Esse aviso, que aparece ao marcar como paga, é só pra contas que NÃO são recorrentes — uma forma rápida de lançar a próxima manualmente (informa o novo vencimento e Criar, ou Agora não). Conta recorrente já se repete sozinha, então esse aviso não aparece nela.

05Formas de pagamento

📍 Botão Formas de pagamento, no topo da tela de Despesas.

É o catálogo de como você paga as contas (a conta do banco, o cartão, o Pix…). Cada forma tem:

Nome (ex.: “Cartão Nubank”, “Conta Itaú”).
Tipo: Conta bancária, Cartão de crédito, Cartão de débito, Dinheiro, Pix, Transferência, Cheque ou Outro.
Últimos dígitos (opcional, pra diferenciar cartões).

Em cada forma da lista: Editar, Desativar/Reativar e Excluir.

Forma em uso não some Se você tentar excluir uma forma que já foi usada em alguma despesa, o sistema apenas a desativa (some das opções novas, mas o histórico continua certo). É de propósito, pra não bagunçar os registros antigos.

06Exportar (CSV / PDF)

Precisa mandar pro contador ou guardar? Ajuste a visão (Abertas/Do mês/Pagas no mês), o mês e a forma, e clique em Exportar CSV ou Exportar PDF.

Sai exatamente o que está na tela O arquivo respeita os mesmos filtros — os números do arquivo batem com os da tela. O CSV abre no Excel/Google Sheets; o PDF é pra imprimir/enviar.

Obs.: o Relatório financeiro (DRE), em Gestão → Relatórios, também usa as despesas — mas lá elas entram pela data de vencimento (competência), independentemente de já terem sido pagas. São visões diferentes: aqui você controla o pagamento; lá você vê o resultado.

07Exemplos do dia a dia

Lançar o aluguel do mês (recorrente)

Nova despesa → Valor 3.500, Data = dia 10 (vencimento), Categoria = Aluguel, Filial, Forma = “Conta Itaú”, Descrição = “Aluguel sala”, Repetição = Mensal → Salvar. Pronto: nos próximos meses o aluguel já aparece sozinho em Abertas.

Pagar uma conta de luz com comprovante

Na visão Abertas, menu ⋮ da conta de luz → Marcar como paga → anexe a foto do comprovante e escolha a forma → Marcar como paga. Ela vira Pago em e o link do comprovante fica na linha.

Ver quanto vou pagar neste mês

Troque a visão pra Do mês e escolha o Mês. Veja a lista pelo vencimento e o box Totais por forma de pagamento. Depois, Exportar PDF pra mandar pro contador.

Conferir o que já foi pago no mês

Visão Pagas no mês + o Mês → aparecem só as pagas naquele mês, pela data do pagamento.

08Avisos importantes

A “Data” é o vencimento Por isso o sistema marca Vence hoje e Atrasada há X dias, e as atrasadas sobem pro topo em Abertas. Não é a data em que você pagou — essa você registra ao marcar como paga.

Recorrência é automática Marcou Semanal/Quinzenal/Mensal? As próximas contas nascem sozinhas. O aviso “Criar a próxima ocorrência?” é só pra contas não recorrentes.

Forma de pagamento em uso Não é apagada, só desativada — pra preservar o histórico. Valores em US$ e datas em MM/DD/AAAA.