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Manual do Soluna · Pessoas

Alunos, do cadastro à ficha

É a agenda de contatos do estúdio: onde você cadastra cada aluno, edita os dados, vê o plano e o saldo, aplica tags, dá acesso ao portal e, quando precisa, inativa ou exclui. Tudo começa clicando no aluno pra abrir a ficha dele.

A tela, num relance

No topo, a frase “N alunos cadastrados no studio”, a busca Buscar aluno por nome…, os filtros Todos Com plano Sem plano Cota esgotada e o botão + Novo aluno. Embaixo, a tabela com uma linha por aluno — clicar na linha abre a ficha.

01 · aba AlunosA lista, a busca e os filtros

📍 Pessoas → Alunos. No topo aparece quantos alunos o estúdio tem.

Cada linha da tabela mostra, nesta ordem:

AlunoFoto (ou a inicial do nome) + o nome completo.
WhatsAppLink que abre o WhatsApp do aluno. “—” se não tiver telefone.
FilialA filial-casa do aluno (quando o estúdio tem mais de uma).
TagsAté 3 etiquetas; o resto vira “+N”.
PlanoO plano ativo e o saldo do ciclo: “Mensal · 3/8” (usadas/cota) ou “Ilimitado”. Sem plano mostra Sem plano; cota zerada fica em vermelho.
StatusAtivo Em pausa Inativo ou Pendente (ainda falta o aluno assinar termo + anamnese).

Achar um aluno

  1. Digite o nome em Buscar aluno por nome… — a lista filtra na hora.
  2. Ou use os filtros de plano: Com plano, Sem plano ou Cota esgotada (quem já usou todas as aulas do ciclo).
  3. Clique em qualquer ponto da linha pra abrir a ficha do aluno.
O “Status” aqui é o da ficha, não “tem plano” Ativo / Em pausa / Inativo é a situação do cadastro. Se o aluno tem plano e saldo é a coluna Plano que diz — são coisas separadas.

02Como criar um aluno

📍 Botão + Novo aluno, no topo da lista.

  1. + Novo aluno abre o formulário (“Novo aluno · dados básicos”).
  2. Preencha o Nome completo — é o único campo obrigatório (o botão de salvar só habilita com ele).
  3. O resto é opcional, mas ajuda: em Contato, o WhatsApp e o Email (o e-mail é o que libera o portal depois); em Identificação, data de nascimento, gênero, etc.; e o Endereço.
  4. Na seção Aluno você pode já marcar Tags, a Filial-casa (se houver mais de uma) e deixar ou não marcado “Recebe lembretes por WhatsApp”.
  5. Cadastrar aluno. Pronto — ele volta pra lista.
O cadastro NÃO manda convite Cadastrar só grava os dados. O acesso ao portal (a senha do aluno) é ativado depois, na ficha dele — veja o item 07.

03Como editar um cadastro

📍 Abra a ficha do aluno (clique na linha da lista).

Não existe um botão “Editar” separado: a ficha já abre com o mesmo formulário do cadastro, preenchido. É só mudar o que precisa.

  1. Na lista, clique no aluno pra abrir a ficha.
  2. Altere os campos que quiser (nome, telefone, endereço, status, observações…).
  3. Salvar alterações. Aparece “Dados salvos com sucesso.”

04A ficha do aluno, por dentro

📍 Clique num aluno na lista. No topo da ficha ficam o botão Abrir conversa (Chat do WhatsApp) e o botão Excluir aluno.

A ficha é uma página só, com blocos de cima pra baixo:

05Ver plano e saldo · vender · renovar

📍 Bloco Assinaturas, dentro da ficha do aluno.

Cada plano do aluno aparece com um selo de situação — Ativa, Pausada, Cancelada, Aguardando pagamento, Pagamento em atraso ou Expirada — mais o tipo (Renovação automática, pelo cartão, ou Manual (expira)) e o saldo “X/Y aulas neste ciclo”.

Vender um plano novo pro aluno

  1. + Vender / Nova aquisição (o aluno já vem selecionado).
  2. Escolha o plano, a forma de pagamento e confirme.

Renovar a mensalidade de quem paga na mão

  1. No plano manual, clique Registrar mensalidade · Dinheiro ou Registrar mensalidade · Maquininha.
  2. Confirme “Registrar o recebimento da mensalidade e liberar o próximo ciclo de aulas?”. O saldo do ciclo reseta.

Ainda no bloco: Pausar/Reativar um plano, Cancelar assinatura ou, nos planos pelo cartão, Cancelar renovação (mantém o acesso até o fim do período já pago).

Cuidado com o duplo clique Registrar mensalidade não é reversível por clicar de novo: cada clique confirmado gera um ciclo e uma cobrança. O botão trava sozinho enquanto processa — espere.

06Aplicar uma tag

📍 Campo Tags, na seção “Aluno” do formulário da ficha.

Tags são etiquetas pra você organizar e filtrar os alunos (e mirar avisos/lembretes). Aplicar é instantâneo:

  1. Abra a ficha do aluno.
  2. No campo Tags, clique pra marcar (ou desmarcar) as etiquetas.
  3. Salva na hora — não precisa clicar em “Salvar” só pra isso.

A mesma tag serve pra aluno, lead e profissional; você cria e organiza as etiquetas na aba Tags.

07Dar acesso ao portal

📍 Bloco Acesso ao Portal do Aluno, na ficha. Um selo mostra Acesso ativo ou Sem acesso.

É o que deixa o aluno entrar no portal dele (agendar aula, ver saldo, etc.) com e-mail e senha. Aqui o modelo é senha provisória: você gera e repassa; no 1º acesso ele troca.

  1. Garanta que o aluno tem Email no cadastro (o campo E-mail de acesso só lê o e-mail do cadastro).
  2. Clique Ativar acesso ao portal.
  3. Aparece a senha provisória (só desta vez). Clique Copiar e repasse ao aluno.
  4. Precisou redefinir depois? Gerar nova senha provisória cria outra e invalida a anterior.
Bom saber A senha provisória aparece uma única vez — se fechar sem copiar, gere outra. No 1º login o aluno é obrigado a trocar por uma senha só dele.

08Inativar ou excluir

São coisas diferentes — quase sempre você quer inativar.

Inativar (o aluno saiu, mas você guarda o histórico)

  1. Abra a ficha, mude o Status pra Inativo (ou Pausado).
  2. Salvar alterações. Ele some das listas do dia a dia, mas o cadastro e o histórico ficam.

Excluir (tirar da lista de vez)

  1. Na ficha, clique Excluir aluno (no topo).
  2. Por segurança, digite o nome completo do aluno no campo que abrir.
  3. Confirmar exclusão (só habilita quando o nome bate exatamente).
Na dúvida, inative Excluir tira o aluno das listas. Prefira Inativar quando for só “parou de vir” — assim o histórico continua acessível e é fácil reativar depois (Status → Ativo).

09Exemplos do dia a dia

Chegou uma aluna nova pra experimentar

+ Novo aluno → preencha Nome e WhatsApp → Cadastrar aluno. Depois, na ficha, venda o plano em Assinaturas e (se ela for usar o app) Ative o acesso ao portal.

“Quantas aulas a Ana ainda tem?”

Busque Ana na lista — a coluna Plano já mostra “Mensal · 3/8”. Pra detalhes, abra a ficha e veja Assinaturas.

A aluna trocou de telefone

Abra a ficha → mude o WhatsApp → Salvar alterações.

10Avisos importantes