Guia do Soluna · para a recepção

A aba Chat

O WhatsApp do estúdio, dentro do Soluna. Aqui você lê e responde as mensagens das alunas, de leads e de quem só passou pra perguntar — e, sem sair da conversa, já vê quem é cada pessoa e cuida das aulas dela.

Novidade

Agora, na conversa de uma aluna, o painel da direita deixa você marcar presença/falta e cancelar a matrícula de uma aula direto do Chat. Veja no item 07.

01O que é e pra que serve

A aba Chat é a caixa de entrada do WhatsApp do estúdio. Toda mensagem que alguém manda pro número do estúdio cai aqui, em forma de conversa — igual ao WhatsApp que você já conhece, só que dentro do Soluna.

A vantagem é essa: enquanto conversa, você já enxerga quem é a pessoa — se é aluna, qual o plano dela, quantas aulas restam, as próximas aulas marcadas — e ainda pode marcar presença/falta ou cancelar a aula, traduzir mensagem de aluna estrangeira e deixar uma mensagem programada pra sair mais tarde.

É uma caixa compartilhada Todo mundo da equipe que tem acesso ao Chat vê as mesmas conversas, e o “lida / não lida” é do estúdio inteiro. Se você abriu e leu, some a marcação de não lida pra todo mundo. Pense nela como o WhatsApp da recepção, e não de uma pessoa só.

02Antes de começar

Pro Chat funcionar, o WhatsApp do estúdio precisa estar conectado. Isso é feito uma vez, na aba Follow-up → botão Conectar → você lê um QR code com o celular do estúdio (igual a conectar o WhatsApp Web).

Se aparecer no topo do Chat um aviso dizendo “O WhatsApp do estúdio está desconectado”, é só voltar em Follow-up e reconectar. Enquanto estiver desconectado, você continua vendo as conversas antigas, mas não consegue enviar nem receber novas.

03Onde fica

No menu da esquerda, grupo Studio → Chat. Fica logo abaixo de Follow-up.

Quando chega mensagem nova, o Soluna atualiza a lista sozinho a cada poucos segundos — você não precisa ficar apertando atualizar.

04A tela, parte por parte

No computador, o Chat tem três colunas. Abaixo, uma reprodução da tela (com dados de exemplo) e o que é cada pedaço. No celular aparece uma coluna de cada vez: primeiro a lista, você toca numa conversa, ela abre, e o botão “Voltar para as conversas” te traz de volta.

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Conversas

🔍 Buscar por nome ou número
CM Carla Mendes Qual o valor do plano mensal?
? +55 11 9····-··21 Oi! Vocês têm aula amanhã de manhã?
AB Ana Beatriz Perfeito, muito obrigada 🙏
JP Juliana Prado Preciso remarcar a de quinta

Ana Beatriz

Bom dia! Consigo trocar minha aula de terça pra quinta?08:41
Bom dia, Ana! Consigo sim 😊 Quinta às 9h tem vaga.08:44
Perfeito, muito obrigada 🙏08:45 · Traduzir
Escreva sua resposta Enviar
Enviar traduzida
Ana Beatriz
+55 11 98888-1234
Abrir ficha
Plano ativoMensal 8 · 5 de 8 aulas
Próximas aulas
08/14 · 09:00 — Pilates Solo ✓ Confirmou
PresenteFaltaCancelar matrícula
08/18 · 09:00 — Pilates Solo
Cancelar matrícula
Abrir na Agenda
TagsManhãVIP
Agendar mensagem
Mensagem (use {primeiro_nome} ou {nome})

Os nomes, telefones e mensagens acima são fictícios, só pra ilustrar. A sua tela terá as conversas reais do estúdio.

05Ler e responder

  1. Na coluna da esquerda, clique na conversa que quer abrir. Ela aparece no meio da tela.
  2. Ao abrir, ela é marcada como lida automaticamente (a bolinha dourada some pra toda a equipe).
  3. Digite sua resposta na caixa Escreva sua resposta e clique em Enviar.
  4. Pronto — a mensagem sai pelo WhatsApp do estúdio e aparece na conversa, do lado direito.
Se aparecer “Não enviou” Quer dizer que a mensagem não saiu (WhatsApp desconectado, sem sinal, etc.). Aparece um link Tentar de novo logo ao lado — clique nele. Se persistir, confira a conexão do WhatsApp em Follow-up.

06Quando o número é desconhecido

Se quem escreveu ainda não está cadastrado, o painel da direita mostra “Número não cadastrado” e te dá três caminhos. Escolha conforme o caso:

🟡 Converter em lead

Cria um contato novo como lead (interessado) já com o número, e liga essa conversa a ele. Use quando é alguém novo perguntando informação — “quero conhecer”, “qual o valor”.

🟢 Converter em aluno

Abre o cadastro completo de aluno (com plano, consentimento, etc.). Use quando a pessoa já vai virar aluna de fato.

🔗 Vincular a aluno

Quando a pessoa já é aluna mas escreveu de um número que o sistema ainda não reconheceu. Busque pelo nome e ligue a conversa à ficha dela — assim você não cria uma aluna duplicada.

Depois de vincular, o painel da direita passa a mostrar o plano, as aulas e os botões de ação dela, como em qualquer conversa de aluna.

07O painel do contato + ações da aula

Quando a conversa é de uma aluna cadastrada, a coluna da direita vira uma fichinha de bolso — pra você atender já sabendo com quem fala e cuidar das aulas dela sem trocar de tela:

  1. Abrir ficha — leva pra ficha completa da aluna, se precisar de mais detalhes.
  2. Plano ativo — o plano dela e quantas aulas restam (ex.: “Mensal 8 · 5 de 8 aulas”). É o mesmo número que aparece no Financeiro.
  3. Próximas aulas — as aulas que ela já tem marcadas, com data e horário, cada uma com seus botões de ação (abaixo).
  4. Tags — etiquetas da aluna (ex.: Manhã, VIP). Pode adicionar ou tirar ali mesmo.
  5. Observações — anotações sobre a aluna (é o mesmo campo da ficha). Escreva e clique em Salvar.

Os botões de cada aula

Embaixo de cada aula futura aparecem os botões — só se o seu acesso permitir mexer na Agenda (a recepção sem esse acesso vê a lista, mas sem botões):

Presente Falta — só aparecem na aula de hoje. Registram que a aluna compareceu ou faltou. (Marcar presença numa aula que ainda vai acontecer daqui a dias não faz sentido, então nesses casos o botão nem aparece.)

Cancelar matrícula — tira a aluna daquela aula. Aparece em todas as aulas futuras.

✓ Confirmou — esse selo verde aparece quando a própria aluna confirmou presença pelo link do WhatsApp. É só informação (não tem botão).

Cancelar “em cima da hora” consome a aula Se você cancelar dentro do prazo (até as 18h do dia anterior), a vaga volta e nada é descontado. Se cancelar depois desse prazo, o sistema avisa antes de confirmar que aquele cancelamento vai consumir 1 aula do pacote (igual a uma falta). É você quem decide continuar ou não.
E marcar/remarcar aula? Isso continua sendo feito na Agenda — o Chat tem o atalho Abrir na Agenda logo abaixo das aulas. O Chat serve pra conversar, ver a aluna e resolver presença/cancelamento; montar a agenda dela é na tela da Agenda.

Se você não tiver saldo no pacote da aluna ao marcar “Presente”, o sistema avisa (em vez de dar erro). E se aparecer “tente de novo”, foi só um tropeço momentâneo — é só repetir.

08Traduzir o que chegou

Recebeu mensagem de uma aluna que escreve em inglês, espanhol ou outro idioma? Embaixo da mensagem recebida aparece o link Traduzir.

  1. Clique em Traduzir logo abaixo da mensagem.
  2. A tradução aparece embaixo do balão, marcada como “Tradução (só a equipe vê)”.
  3. Isso não é enviado pra ninguém — é só pra você entender. Pra esconder de novo, clique em Ocultar tradução.
Hi! Can I bring a friend to try a class?10:12 · Traduzir
Tradução (só a equipe vê): Oi! Posso levar uma amiga pra experimentar uma aula?
Precisa da IA ligada A tradução usa inteligência artificial. Se aparecer um aviso pedindo pra configurar, é só ir em Configurações → Integração OpenAI e cadastrar a chave uma vez (ou me pedir pra deixar pronto).

09Enviar já traduzida

O contrário também dá: você escreve em português e a aluna recebe no idioma dela. Ótimo pra aluna estrangeira.

  1. Clique em Enviar traduzida, abaixo da caixa de resposta.
  2. Escreva sua mensagem normalmente, em português.
  3. Escolha o Idioma do aluno na listinha (inglês, espanhol, etc.).
  4. Clique em Enviar tradução. A aluna recebe já traduzido; embaixo, só pra equipe, fica registrado o “Original enviado” em português.
A IA traduz antes de enviar Se a tradução falhar por algum motivo, nada é enviado — você não corre o risco de mandar no idioma errado. É só tentar de novo.

10Agendar uma mensagem

Precisa mandar um lembrete depois, mas não quer esquecer? Dá pra deixar a mensagem programada pra sair numa data e hora. Fica no painel da direita, em Agendar mensagem.

Atenção: isto agenda uma mensagem de WhatsApp — não uma aula. Marcar ou remarcar aula é sempre na Agenda.

  1. Escreva o texto. Você pode usar {primeiro_nome} ou {nome} — na hora de enviar, o sistema troca pelo nome da pessoa.
  2. Escolha a data e a hora (formato americano, MM/DD).
  3. Clique em Agendar. Ela entra na lista “Agendadas” logo abaixo.
  4. Mudou de ideia? Enquanto não saiu, aparece Cancelar ao lado dela.
Dois avisos úteis Só dá pra agendar pra contato com número. E se você escolher um horário fora do funcionamento do estúdio, o sistema avisa — mas deixa agendar mesmo assim, é só um lembrete.

11Exemplos do dia a dia

Aluna quer cancelar / remarcar

Juliana manda “preciso cancelar a de quinta”. Você abre a conversa e, no painel da direita, já vê quem ela é (plano Mensal 8 · 3 de 8) e a aula de quinta. Clica Cancelar matrícula ali mesmo — se estiver no prazo, a vaga volta; se for em cima da hora, o sistema avisa que consome a aula. Se ela quiser outro horário, você usa Abrir na Agenda pra encaixar na nova aula.

Marcar presença na hora da aula

A aula das 9h de hoje começou. Você abre a conversa da aluna e clica Presente (ou Falta, se ela não veio) direto no painel — sem abrir a Agenda. O selo ✓ Confirmou ajuda a saber quem já tinha avisado que vinha.

Interessado novo perguntando preço

Um número desconhecido escreve “qual o valor do plano?”. No painel da direita você clica em Converter em lead pra já guardar o contato, responde os valores, e depois acompanha esse lead na aba Leads.

Aluna estrangeira

Uma aluna escreve em inglês. Você clica em Traduzir pra entender, e responde com Enviar traduzida escolhendo “English” — ela recebe em inglês, e você nunca saiu do português.

12Avisos importantes

Caixa compartilhada Todo mundo com acesso ao Chat vê as mesmas conversas. Combine com a equipe quem responde o quê, pra não responder em dobro.
Os botões de aula dependem do acesso Presente / Falta / Cancelar matrícula só aparecem pra quem tem permissão de mexer na Agenda. Quem só tem o Chat vê a lista de aulas, mas sem os botões — é de propósito.
O que você responde pelo celular não aparece aqui Se alguém responder direto pelo aparelho de WhatsApp do estúdio (fora do Soluna), essa resposta não entra na conversa do Chat. Pra ficar tudo registrado, responda pelo Chat.
Se o WhatsApp cair Aparece o aviso de desconectado no topo. Vá em Follow-up → Conectar e leia o QR code de novo com o celular do estúdio. As conversas antigas continuam salvas.
Fotos, áudios e documentos Aparecem direto na conversa; documento vira um link pra baixar. Arquivos com mais de 30 dias saem automaticamente e mostram um aviso no lugar — se precisar guardar algo importante, baixe antes.